Presentación de las cuentas anuales en el registro mercantil

Como todos los años el 30 de Junio se da el pistoletazo de salida para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales del ejercicio precedente.

En este sentido y puesto que en muchos casos tan sólo elaboramos y presentamos en el registro mercantil las cuentas anuales de nuestra sociedad muchas veces surgen dudas sobre el procedimiento para hacerlo por lo que espero que este artículo sirva para aclarar muchas de estas dudas.

¿Quiénes están obligados a presentar las cuentas anuales?

Los administradores de las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones, de garantía recíproca y, en general, cualquier otra empresa cuando la legislación así lo exija o, estando inscrito el empresario, así lo solicite. La obligación también alcanza a las sociedades extranjeras que tengan abierta sucursal en territorio español.

¿Qué hemos de presentar?
En el registro mercantil se han de presentar las cuentas anuales de la empresa del ejercicio al que se refieren así como del ejercicio inmediatamente anterior, que según el actual Plan General de Contabilidad - PGC 2008 - están integradas por los siguientes los siguientes documentos:
- El balance
- La cuenta de pérdidas y ganancias
- El estado de flujos de efectivo*
- El estado de cambios en el patrimonio neto*
- La memoria
* Sólo empresas que no puedan formular cuantas anuales abreviadas

Las cuentas anuales a presentar para el ejercicio 2007 están compuestas por los siguientes documentos:
- El balance
- La cuenta de pérdidas y ganancias
- La memoria
- El informe medioambiental
- El informe de gestión*
- El informe del auditor *
* Sólo empresas que no puedan formular cuentas anuales abreviadas

Además de un ejemplar de las cuentas anuales deberemos presentar los siguientes documentos:
- Instancia firmada por el solicitante.
- Certificación, con firma legitimada, expedida por la persona facultada para ello, notaria, del acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
- En caso de que se deba presentar el informe de auditoría, se acompañará de un certificado acreditativo de que las cuentas presentadas se corresponden con las auditadas.

Las cuentas anuales deberán de ser firmadas por todos los administradores o, en otro caso, expresar la causa que imposibilita el cumplimiento de este requisito.

¿Qué modelo debo presentar, abreviado u ordinario?
La presentación del modelo abreviado u ordinario dependerá de las características de la empresa, así según el artículo 175 y 176 de la Ley de Sociedades Anónimas, redacción según la ley 16/2007, para presentar cuentas abreviadas se tendrán que dar las siguientes circunstancias:
a) Balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviado
“Podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

a. Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
b. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
c. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

2. En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior.

3. Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de la facultad prevista en el apartado 1 de este artículo.

4. Cuando pueda formularse balance y estado de cambios en el patrimonio neto en modelo abreviado, el estado de flujos de efectivo no será obligatorio.”

b) Cuenta de resultados abreviada
“Podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

a. Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.

b. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.

c. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

Las sociedades perderán la facultad de formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

2. En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior.

3. Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de la facultad prevista en el apartado 1 de este artículo.”

Si se trata de grupos de sociedades, según lo establecido en los artículos 42 - 49 del Código de Comercio, la sociedad dominante esta obligada a formular las cuentas anuales y el informe de gestión consolidados (ejercicio 2007), cuando participando en el capital de otra sociedad, se encuentre en relación con ésta en alguno de los supuestos siguientes:

“• Ser titular de la mayoría de los derechos de voto, ya directamente o a través del oportuno acuerdo de sindicación.
• Poder nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración.
• Haber nombrado exclusivamente con sus votos la mayoría de los miembros del órgano de administración en el ejercicio que se deban de formular las cuentas consolidadas y los dos ejercicios anteriores inmediatos, salvo que los nombrados lo sean de una sociedad vinculada a otra que posea la mayoría de los derechos de voto o pueda nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración.”

¿Dónde se han de presentar las cuentas anuales?
Las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro mercantil competente en razón al domicilio de la sociedad.

¿Qué hace el Registro Mercantil con mis cuentas anuales?
Una vez presentadas las cuentas anuales en los modelos oficiales aprobados al efecto, en caso de que en ellas se detecte algún error el registro nos lo comunicará mediante escrito pudiendo la empresa presentar recurso. En caso de que la calificación sea favorable el registrador procederá al registro de nuestras cuentas anuales siendo remitidas al registro mercantil central para su publicación el BORME - Boletín Oficial del Registro Mercantil de España- indicando si se han presentado en tiempo y forma.

¿Qué sucede si no son presentadas?
Cada año, en enero, los registradores mercantiles remiten a la Dirección General de Registros y del Notariado quién a su vez lo comunica al Ministerio de Economía y Hacienda una relación de las sociedades que no han presentado las cuentas anuales.

La sanción por no cumplir con la obligación de presentación acarrea una sanción situada entre los 1.202 € y los 60.000 €, imposibilitando la inscripción en el registro de documento alguno, salvo los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores, revocación de poderes o renuncia de apoderados, escrituras de disolución y nombramiento de liquidadores y cualquier otro asiento que ordene la Autoridad judicial o administrativa.

En la práctica
Puesto que la gran mayoría de las empresas de nuestro país son pequeñas y medianas empresas lo más habitual es que presenten cuentas anuales abreviadas, pudiéndolo hacer de tres maneras diferentes:

a) Telemáticamente, en este caso no sirve el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, debiendo obtenerse uno específico emitido por el Colegio de Registradores. En este caso para la generación de los ficheros pertinentes podemos utilizar el programa D2 aplicación informática que podemos descargar gratuitamente desde el sitio web de los registros mercantiles provinciales.
Comentar que la incompatibilidad de los certificados digitales de las empresas entiendo que es un atraso, pues a fecha de hoy la práctica totalidad de las empresas disponen del certificado emitido por la FNMT ya que es el utilizado para la presentación telemática del impuesto de sociedades mientras que el emitido por el Colegio de Registradores tiene una utilización mucho más limitada.

b) Personalmente, en este caso deberemos adquirir los modelos oficiales en la delegación provincial del Registro Mercantil, pudiendo optar por la presentación en papel, documentos impresos, o en soporte magnético lo que es mucho más cómodo.
En este último caso podemos obtener el programa D2 para su cumplimentación descargándolo gratuitamente desde http://www.rmalicante.es/web/modules/wfdownloads/singlefile.php?cid=11&lid=2 . Hay que tener en cuenta que dicho programa permite la integración en el fichero a presentar de documentos en formato Word lo que es muy útil para la incorporación del informe medioambiental o de la memoria que podemos elaborar en un documento externo y posteriormente incorporar.
En el caso de la presentación en soporte digital recuerde que además de la instancia ha de generar, imprimir y firmar la huella digital correspondiente a los ficheros que componen las cuentas anuales de su empresa. Esta huella garantiza que los ficheros presentados se corresponden con los datos recogidos en la huella.

c) Por correo, en este caso una vez elaborados todos los documentos pertinentes los podemos remitir al registro mercantil de la provincia mediante correo certificado haciendo constar en la instancia la fecha de certificación del Servicio de Correos.

Evidentemente y por desgracia para la empresa la presentación de las cuentas anuales además de tener un coste administrativo elevado, pues si bien los programas de contabilidad permiten una gran automatización del proceso de elaboración también es preciso dedicar tiempo a su revisión elaboración, la propia presentación está sujeta a una tasa lo que personalmente no acabo de entender pues me suena a algo así como: “Usted informa por que le obligo a ello, si no lo hace le sanciono y además por el mero hecho de hacerlo le cobro“.

En cualquier caso espero haber logrado el objetivo inicial y haber conseguido aclarar algunas dudas, por lo que no me queda más que desearos ánimo, que como todos los años Julio es el mes que, según los criterios del Código de Comercio, trabajamos para el único socio que no aportó capital a la constitución de la empresa y sin embargo forma grupo con nosotros, el Ministerio de Economía y Hacienda.