Informática empresarial: algunas buenas prácticas (II - La copia de seguridad)

En un post anterior hacía mención a la necesidad de considerar los sistemas computadores de nuestra empresa como herramientas empresariales. Hacía también incapié en algunos aspectos importantes a tener en cuenta en el momento que decidimos dotar a nuestra empresa de una herramienta informática.

Asumo que fruto del post anterior, hemos entendido que hay una gran diferencia entre la Informática Empresarial y la Doméstica y que, fruto de esa diferencia, los valores que priman en una y otra tienen diferente importancia y prioridad.

Realizar copias de seguridad de nuestro sistema es una práctica fundamental a la hora de garantizar la continuidad del mismo y evitarnos algunos, en el mejor de los casos, sustos y, en la mayoría de ellos, disgustos.

¿Por qué realizar copias de seguridad? Porque, aunque no hayamos tenido aún la experiencia de perder datos y/o información, hay multitud de situaciones que pueden provocar esa pérdida de datos. Por mencionar algunos de ellos, el fallo de un componente o un error nuestro podría eliminar del sistema gran cantidad de datos, aplicaciones,…, que podrían de ser de gran importancia para nosotros, que podríamos no tener capacidad de recuperarlos y la pérdida podría afectar a nuestro negocio.

¿Por qué realizar copias de seguridad? Porque no es especialmente complicado ni complejo, ni siquiera requiere de una gran cantidad de tiempo ni de recursos. Porque no disponer de ellas puede costarnos una cantidad importante de dinero.

¿Por qué realizar copias de seguridad? Porque ante averías y/o problemas, sin ellas no seríamos capaces de reponer el sistema en el punto en que estaba.

Detallaré a continuación algunos puntos importantes para la realización de copias de seguridad

Revise los procesos que realiza en su sistema informático

• Contabilidad, Facturación, Gestión del Almacén, Comunicaciones a través de correo electrónico, Operaciones con entidades financieras, Operaciones con las instituciones y/o administraciones,…, son procesos comunmente realizados con los sistemas informáticos

Analice la información que maneja con ellos

• Seguramente del punto anterior puede deducir fácilmente qué información requiere ser copiada y con qué frecuencia. Habrá información que cambia diariamente mientras que otra información solo lo hace con periodicidad mensual.

Establezca la frecuencia de copia

• En este punto creo que ya tiene claro cada cuánto tiempo precisaría realizar copias de la información. Aquí entra en juego la facilidad o dificultad para establecer frecuencias diferentes según el tipo de información. Probablemente es más fácil elegir realizar copias de seguridad con la frecuencia más alta que establecer frecuencias diferentes según el tipo de información. Esencialmente se pueden distinguir tres tipos de copia de seguridad: Incremental, Diferencial y Total. Si no tiene coste añadido, realice copias de seguridad totales.
• No destruya la copia anterior con la actual. Mantenga más de una generación de copia (por ejemplo, puede tener cinco (siete) juegos de copia diarios (uno por día de la semana), cinco juegos semanales(uno por cada semana del mes) y algunos mensuales (uno por cada mes de los n últimos)

Ponga los medios precisos para su ejecución

• Hay muchos maneras de hacer copias. En este momento dispositivos regrabables CD-ROM o DVD permiten almacenar gran cantidad de información a un coste muy pequeño. Si además son regrabables, podremos reutilizar los soportes.

Exija que se ejecute

• Establezca la obligatoriedad de realización de copia. Haga que le entreguen, con la frecuencia determinada la copia correspondiente. Realice comprobaciones periódicamente que le aseguren que la copia se está realizando correctamente (pruebe a recuperar alguna información)

Etiquete y guarde las copias en un lugar seguro, diferente a aquél donde estén los sistemas

• Etiquete los soportes de copia. Guárdelos en un lugar seguro y distinto de aquél donde están los sistemas. Mantenga niveles de seguridad sobre los soportes de modo que, si la información fuera confidencial, se mantenga el nivel de confidencialidad deseado.

No olvide, además de los datos, mantener una copia de las aplicaciones y/o programas que utilice. Serán fundamentales para reinstalar un sistema desde cero.

Estoy seguro de que la realización sistemática de copias de seguridad le va a aportar tranquilidad y seguridad y, a la larga, le ahorrará, cuando menos, algún que otro disgusto.