Informática empresarial: algunas buenas prácticas (I)

La utilización de la informática en el ámbito de la pequeña empresa o taller ha crecido de forma importante durante los últimos años, habiendo contribuido a este crecimiento elementos tales como:

• El abaratamiento de los precios de los equipos y de las comunicaciones
• La posibilidad de disponer de herramientas de distribución libre
• La facilidad para obtener las herramientas que necesitemos a través de Internet
• La mayor familiarización con el entorno promovida por la instalación y uso de equipos en el entorno doméstico
• La cada vez mayor interoperatividad entre empresas (factura electrónica, uso de correo electrónico,…) y la posibilidad de relacionarse con la administración, instituciones, banca, … de forma electrónica.
• …, etcétera

Sin embargo este crecimiento no ha ido siempre acompañado de la seriedad y coherencia adecuadas, encontrándonos frecuentemente, sobre todo en las empresas más pequeñas y talleres, con situaciones que, cuando menos, debiéramos calificar de inseguras si no de arriesgadas.

Incluyo en este grupo a aquellas empresas y talleres donde

• Los programas no tienen licencia (han sido pirateados)
• No hay instalado un sistema antivirus o está completamente desactualizado
• No existe ninguna clave de acceso al sistema
• Las copias de seguridad, si se realizan, no se sabe lo que contienen, ni tampoco se realizan con periodicidad adecuada
• Los certificados de usuario están instalados sin protección de uso
• …

Habría que añadir a todo esto el hecho de que en bastantes ocasiones el propietario del negocio considera esta situación normal y no es consciente del riesgo que asume.

Curiosamente, pasar de una situación completamente desastrosa a otra mucho más segura no suele ser económicamente costoso y depende esencialmente de “querer hacerlo” o tomar cierta consciencia del riesgo asumido.

En sucesivos artículos iremos detallando algunas sencillas y, en la mayor parte de los casos, baratas acciones que nos permitirán pasar de una situación arriesgada a otra mucho más segura y confortable.

La primera de todas ellas tiene que ver con “nuestro convencimiento de que el ordenador empresarial es esencialmente eso, una herramienta empresarial y que deberemos prestarle la debida atención” para que, al igual que otras herramientas y/o maquinaria que utilicemos, esté en condiciones de prestarnos el servicio que de él esperamos en cada momento.

En particular, comencemos por asegurar que estos sistemas se manejan y utilizan con criterios esencialmente empresariales, intentando evitar, en lo posible, la utilización para otro tipo de propósitos, esencialmente personales.

En definitiva, apliquemos al ordenador empresarial el mismo criterio de utilización, uso y cuidado que aplicamos al resto de nuestras herramientas empresariales.

Entre otras cosas sería muy positivo y contribuiría enormemente a la estabilidad de nuestro sistema:

• Instalar únicamente aquellos programas útiles para los fines empresariales perseguidos. Evitar la instalación indiscriminada de todo tipo de programas.
• Limitar la intervención en el sistema a personas especializadas. Evitar la manipulación del sistema por personas poco conocedoras del mismo.
• Asegurar que el sistema se utiliza únicamente para propósitos empresariales. Evitar la utilización para propósitos personales.

¿Se encuentra usted en el caso aquí descrito?

Si así fuera, ¿ha tomado alguna medida para remediarlo?

¿Cuáles cree usted son las razones que contribuyen a que esta situación se mantenga?

Háganos llegar sus comentarios, experiencias o áreas de interés